Efficacité managériale : Même en courant, je n’aurai pas le temps

DbordMichel, Directeur Administratif et Financier, a la réputation d’être brillant, bosseur et bon manager… mais toujours débordé. Un matin, il arrive au bureau et trouve un dossier épais avec un post-it rose vif : « URGENT POUR TOI ! » signé de la DG. Ce n’est pas la première fois qu’elle lui fait le coup mais là, c’est le dossier de trop.

Ce dossier s’ajoute à la clôture des trimestriels, le closing de la nouvelle acquisition, les N comités auxquels il doit participer tous les mois, la présentation du séminaire annuel qu’il a récupérée pour faire plaisir à sa DG, le dossier à rendre dans une semaine qu’il a repris en main parce qu’il trouve qu’il n’est pas suffisamment précis.

Sans ouvrir le dossier, il se rue dans le bureau de la DG :
– « Alixe, j’en peux plus des dossiers urgents, même si ça vient de toi ! »
– « Assieds-toi, prends ce stylo et signe ces papiers : c’est ta nomination au conseil d’administration comme je te l’avais promise ! Tu sais, tu devrais te poser de temps en temps : délègue un peu plus, arrête d’être le chevalier blanc des autres directeurs qui ne veulent pas faire un effort dès que leur dossier prend une teinte financière, … »

Si, comme Michel, la gestion de votre emploi du temps est un casse-tête, voici quelques idées pour vous aider à destresser votre emploi du temps :

  • Hiérarchisez vos priorités : Qu’est-ce qui est important pour vous compte tenu de vos missions, de vos objectifs, vos envies, …? Quel est le degré d’urgence de chacun des items que vous avez retenus dans vos priorités ?
  • Analysez votre agenda : Quelle est la part de votre activité planifiée qui sert vos activités importantes et urgentes ? Combien de réunions avez-vous acceptées alors que vous ne savez pas ce que vous allez vraiment apporter ? Quelles tâches avez-vous récupérées pour faire plaisir, pour montrer que vous en êtes capable,… alors qu’elles sont loin de vos priorités ? Que pouvez-vous déléguer à vos collaborateurs ou reporter à plus tard ?
  • Challengez l’énergie à consacrer à chaque tâche : Quelle est la valeur ajoutée attendue ? L’énergie que vous avez prévue d’y consacrer est-elle cohérente avec cette valeur ajoutée ? Pouvez-vous réduire certaines exigences pour gagner beaucoup de temps ?
  • Allez chercher les idées chez les autres : Interrogez votre entourage professionnel, voire personnel, qui a souvent une partie des solutions à vos problèmes, testez vos propres idées pour valider qu’elles sont faciles à comprendre, percutantes, … Non seulement vous gagnez du temps mais en plus vous valorisez vos interlocuteurs !
  • Ménagez-vous des pauses : Etre toujours dans l’action n’est pas synonyme d’efficience ! On a tous besoin de plages de temps off pour prendre du recul, s’inscrire dans le temps long pour redonner du sens et de la vision, faire le tri dans les tonnes d’informations qui nous alimentent tous les jours, reprendre des forces,…

A défaut de vous sortir du temps, ces quelques pratiques d’efficacité managériale vous aideront peut-être à retrouver plus d’équilibre dans votre activité !