Récemment, lors d'une animation d'équipe de manager, je demandais à chaque participant de présenter les rites et rythmes qu'ils avaient mis en place avec leurs collaborateurs. Voici une des réponses que j'ai obtenues et qui m'a paru particulèrement intéressante.

"Chacun de mes collaborateurs dispose chaque mois d'une demi-journée avec moi. Ils sont responsables de l'agenda et des travaux que nous mènerons ensemble. Certains organisent des déplacements clients, d'autres en profitent pour approfondir un dossier."

Les bonnes idées se partagent.

Mesdames et Messieurs,

Un constat quasi systématique, les sociétés qui mettent en place l’amélioration continue se concentrent sur une organisation autour de projets d’amélioration parfois coordonnés en central par une équipe d’experts.

Le second constat est que cette organisation développe 2 défauts importants :

1. le côté centralisé sur quelques experts crée un goulot d’étranglement et un frein à l’innovation généralisée
2. La société développe souvent un processus de reporting des gains et avancement qui perd en dynamique dans le temps et a du mal à suivre un chiffrage factuel vérifiable dans les comptes financiers, quand ce suivi de ces pseudo gains ne se.traduit pas par une usine à gaz.

La conséquence directe est que l’espoir d’amélioration continue obtenu par ce principe s’essouffle en 1 à 2 ans et passée cette période nous n’avons souvent que des projets, certes importants, mais sans dynamique et sans pérennisation. Souvent les améliorations obtenues s’étiolent dans le temps et disparaissent au profit des habitudes terrain.

Mais alors que manque-t-il ? C’est pourtant une bonne idée de vouloir lancer une dynamique projet pour améliorer l’entreprise.

Michel, Directeur Administratif et Financier, a la réputation d'être brillant, bosseur et bon manager... mais toujours débordé. Un matin, il arrive au bureau et trouve un dossier épais avec un post-it rose vif : "URGENT POUR TOI !" signé de la DG. Ce n'est pas la première fois qu'elle lui fait le coup mais là, c'est le dossier de trop.

Si vous êtes horrifié à chaque fois que vous ouvrez votre boîte mail, si vous n’arrivez pas à traiter votre déluge journalier de messages, si on vous sollicite trop souvent pour des réunions et si vous n’avez plus le temps de travailler sereinement, cet article n’est pas pour vous.

Il est destiné à ceux qui répondent immédiatement à chaque message, qui dorment avec leur Smartphone, qui vérifient leur mail en vacances toutes les heures, qui appellent sur notre portable plusieurs fois sans laisser de message et qui manipulent avec dextérité les invitations via les calendriers partagés.

Si vous êtes cette autre personne, alors cet article est pour vous, car nous avons énormément de choses à vous dire :

• Chaque fois que vous utilisez votre mail en vacances, vous nous culpabilisez un peu plus de ne pas le faire,
• Chaque fois que vous envoyez un email nous demandant si nous avons reçu l’email précédant, vous nous rendez fou,
• Chaque fois que vous nous demandez des chiffres ou des slides sur tel ou tel sujet dès que vous avez une préoccupation, nous avons des envies de meurtre.

Je vous rassure : en fait, nous n’avons jamais tué personne. Sauf peut-être une fois quand nous avons reçu un message transféré avec la mention « je n’ai pas le temps, peux-tu traiter !»

Nous avons pourtant essayé toutes les stratégies pour limiter votre influence, nous avons lu des bouquins entiers, fait intervenir des consultants, écrit des chartes de bonne conduite … mais rien n’y fait, tel l’hydre, quand nous pensons avoir coupé une tête neuf autres repoussent.

C’est pour cette raison que nous avons décidé de vous écrire, peut-être pour nous attendrir sur notre sort, et vous demander de l’aide :

• Unissons nos forces : Parlez-en à ceux avec lesquels vous interagissez le plus souvent et entendons-nous sur des règles simples pour restructurer et simplifier nos échanges d’informations en définissant des rites et des rythmes plus efficaces, mais moins stressants et chronophages.
• Le bonheur d’être déconnecté : Déconnectons de temps en temps nos différents appendices communicants. Nous savons qu’au début c’est vraiment difficile, mais vous apprécierez les bienfaits d’une tranquillité et d’une concentration accrues assez rapidement.
• Allez au contact : perdez du temps à venir nous voir, en fait le contact avec la réalité vous en fera gagner énormément, en plus nous aurons eu le plaisir de vous accueillir.

Le feed-back est l’outil le plus puissant pour développer nos compétences et celles des autres. Alors pourquoi crée t’il autant de souffrances quand nous le donnons ou le recevons ? Voici 57 secondes de conseils pour réaliser un feed-back avec bonheur :

• Soyez direct et décomplexé : il est préférable d’être direct plutôt que diplomatique. Évitez la pratique trop commune de mélanger des messages positifs et négatifs type sandwich une bonne nouvelle, suivie par de mauvaises nouvelles, en terminant avec de bonnes nouvelles.
• Dite pourquoi : un feed-back est engendré par un écart ou une convergence entre un enjeu opérationnel et la réalité. Prenez le temps d’expliquer pourquoi cet enjeu est critique pour l’entreprise ou l’équipe.
• Soyez précis : décrivez le comportement spécifique à renforcer, changer ou stopper. Illustrez vos propos par des exemples pour permettre à votre interlocuteur de mieux comprendre.
• Faites-le souvent : personne n’aime les douches froides ou trop chaudes, il est mieux accueilli s'il est réalisé en situation, et donnera plus d’opportunités à votre interlocuteur d’être valorisé ou de s’améliorer.
• Soyez positif en toute circonstance : un feed-back n’est pas une critique, mais bien une opportunité de valorisation ou d’amélioration, inutile d’être crispé ou négatif.
• Faites en la promotion : votre interlocuteur a certainement des choses à dire à vous et à d'autres. Encouragez le à faire des feed-backs en la briefant sur les bonnes pratiques. Elle n'en recevra que mieux le feed-back des autres !