Collaborer à distance : pour quoi faire ?

Dans son livre Lessons from Mars: How One Global Company Cracked the Code on High Performance Collaboration and Teamwork (John Hunt Publishing, 2017), Carlos Valdes-Dapena aborde un thème qui a été au cœur de la réflexion sur la performance des équipes chez Mars : la collaboration.

• Sur quoi faut-il collaborer et sur quoi ne le faut-il pas ?
• Qui devrait collaborer avec qui ?
• Quels sont les modes de collaboration les mieux adaptés à la situation ?

Collaborer n’est pas toujours la meilleure solution

Ces questions sont particulièrement pertinentes dans un contexte de management à distance. La période de confinement a montré à quel point la collaboration à distance demande de l’énergie pour faire fonctionner la dynamique de groupe. Elles devraient s’imposer dès le départ à toutes les équipes pour leur éviter des réunions qui ressemblent plus à des manifestations tellement il y a de participants, des ateliers de travail auxquels contribuent activement la moitié des personnes présentes,… OK pour collaborer, mais encore faut-il que ce soit pour créer de la valeur pour le client, pour l’entreprise, pour l’équipe (apprentissage) et pour chaque participant (interaction sociale positive).

Il faut choisir ses combats :

• Que faut-il faire tous ensemble ?
• Que faut-il faire en sous-groupe et avec qui ?
• Que faut-il faire individuellement ?

Les réponses à ces questions résultent de choix d’équipe. Deux équipes avec le même périmètre feront des choix différents. Et ce qui se vit et se joue en équipe pour faire ces choix (le processus) est aussi, voire plus important que les choix eux-mêmes (le contenu). Le processus en dit long sur le niveau de confiance, d’autonomie, d’engagement, de responsabilité des acteurs et in fine sur leur capacité à travailler ensemble.

3 clés de la collaboration : clarté, intention, discipline

Pour bien collaborer, Carlos Valdes-Dapena a identifié 3 ingrédients clés :

• La clarté : Pourquoi le sujet nécessite absolument une collaboration ? Est-il au cœur de la mission de l’équipe ?
• L’intention : Qu’est-ce que chacun compte apporter à l’équipe et attend de ses pairs pour que le résultat soit exceptionnel ? Qu’est-ce qui motive chacun sur le sujet à traiter et qui fera que nous prendrons du plaisir à travailler ensemble ?
• La disciplin : Comment allons-nous travailler pour être efficaces et efficients, pour que nous apprenions de nos succès et erreurs, pour que chacun sorte grandi de cette collaboration ?

Concernant la clarté, la distanciation n’introduit pas de différence particulière. Si ce n’est que, au fil du temps, elle pousse les équipes à collaborer sur le strict nécessaire. Si au début certaines équipes chargent la barque avec beaucoup de sujets, elles finissent plus ou moins rapidement à faire le ménage. Quand j’ai participé à 2 ateliers de travail en équipe et une réunion de coordination dans la journée, j’ai les yeux qui piquent, le dos en vrac et le réservoir d’énergie dans le rouge. Le risque est alors que la collaboration se réduise dangereusement : c’est un point de vigilance pour le manager.

Quant à l’intention, la distanciation appelle une remarque. Comme nous nous voyons moins, le sentiment d’appartenance est plus compliqué à développer et maintenir. Etre intégré à un groupe de travail participe à accroître ce sentiment d’appartenance. En être exclus peut déstabiliser certaines personnes qui trouveront toujours une bonne raison de justifier leur présence. Le manager a un rôle important de régulation au départ pour utiliser au mieux l’énergie du groupe en trouvant le meilleur équilibre (toujours très instable) entre efficience et socialisation.

La discipline est la clé du succès d’une collaboration à distance réussie. Rien ne doit être laissé au hasard : processus, timing, format (synchrone / asynchrone, distanciel / présentiel, outils, techniques d’animation…), outils,… sans oublier le contrat relationnel (écoute, respect du timing,…) pour que chacun adopte la bonne posture au bénéfice de tous. En présentiel, tous ces éléments sont importants mais l’ajustement est plus aisé si un grain de sable vient s’insérer dans la mécanique (sauf en très grand groupe évidemment). A distance, un problème de partage de document, de visio, une séquence d’échanges où on a omis de donner la parole à chacun de manière équitable,… amènent un désengagement, des frustrations beaucoup plus rapidement.

Le besoin en management est un des thèmes que nous abordons dans notre formation “Manager à distance”. Si vous voulez en savoir plus, rejoignez-nous à notre prochain wébinaire de présentation le 24/11/2020 de 18 à 19h.