7 gaspillages d’une réunion

7 gaspillagesEn terme de gestion de temps, j’ai assisté il y a quelques semaines à une réunion qui a cristallisé à mon avis tout ce qui se fait de mieux en matière de gaspillages.

En voici une liste que je vous laisse le soin de compléter avec votre propre expérience.

 Attentes

  • Plus de la moitié des participants étaient en retard,
  • Beaucoup ont passé leur temps à attendre leur tour pour intervenir… et, après leur intervention, à attendre la fin de la réunion pour partir !

Transports

  • Certains participants ont fait des déplacements longs pour une intervention courte, voire inexistante; un comble quand la réunion se déroulait dans une salle avec un matériel de visio-conférence flambant neuf et manifestement plus décoratif qu’autre chose,
  • Ne pouvant être derrière chaque participants, je n’ai pu dénombrer les mails envoyés lors de la réunion, mais ils furent nombreux à n’en pas douter !

Ressources

  • Un bon tiers des participants n’avait rien à faire dans cette réunion,
  • D’autres ont beaucoup parlé pour ne rien dire… ce qui a laissé peu de temps aux personnes pertinentes pour échanger et décider… 
  • Sans parler des personnes qui auraient dû être présentes pour prendre une décision !

Interruptions

  • Les smartphones sonnent, les personnes répondent, sortent et reviennent,
  • Les participants se coupent la parole.

Défauts

  • Ordre du jour approximatif et sans timing,
  • Pas de documents fournis avant la réunion,
  • Pas de reformulation des (rares) actions et décisions.

En-cours

  • Beaucoup de sujets ont été abordés sans être vraiment clos,
  • Près de la moitié des actions consistaient à organiser une autre réunion pour décider

Surproduction

  • Des slides tellement verbeux et touffus que l’on s’y perd et tellement nombreux que le vertige vous gagne en pensant à l’énergie qu’il a fallu pour les produire.

 

Mais alors me direz-vous, que faisiez-vous dans cette galère ? C’était la première visite terrain d’une mission de simplification des modes de fonctionnement ! Notre client a gagné des marges de manoeuvre importantes… et nous une publication dans ce blog !

Pour mettre de l’ORDRE dans vos réunions et travailler sur l’excellence opérationnelle, suivez ce lien.