7 gaspillages d’une réunion
En terme de gestion de temps, j’ai assisté il y a quelques semaines à une réunion qui a cristallisé à mon avis tout ce qui se fait de mieux en matière de gaspillages.
En voici une liste que je vous laisse le soin de compléter avec votre propre expérience.
Attentes
- Plus de la moitié des participants étaient en retard,
- Beaucoup ont passé leur temps à attendre leur tour pour intervenir… et, après leur intervention, à attendre la fin de la réunion pour partir !
Transports
- Certains participants ont fait des déplacements longs pour une intervention courte, voire inexistante; un comble quand la réunion se déroulait dans une salle avec un matériel de visio-conférence flambant neuf et manifestement plus décoratif qu’autre chose,
- Ne pouvant être derrière chaque participants, je n’ai pu dénombrer les mails envoyés lors de la réunion, mais ils furent nombreux à n’en pas douter !
Ressources
- Un bon tiers des participants n’avait rien à faire dans cette réunion,
- D’autres ont beaucoup parlé pour ne rien dire… ce qui a laissé peu de temps aux personnes pertinentes pour échanger et décider…
- Sans parler des personnes qui auraient dû être présentes pour prendre une décision !
Interruptions
- Les smartphones sonnent, les personnes répondent, sortent et reviennent,
- Les participants se coupent la parole.
Défauts
- Ordre du jour approximatif et sans timing,
- Pas de documents fournis avant la réunion,
- Pas de reformulation des (rares) actions et décisions.
En-cours
- Beaucoup de sujets ont été abordés sans être vraiment clos,
- Près de la moitié des actions consistaient à organiser une autre réunion pour décider
Surproduction
- Des slides tellement verbeux et touffus que l’on s’y perd et tellement nombreux que le vertige vous gagne en pensant à l’énergie qu’il a fallu pour les produire.
Mais alors me direz-vous, que faisiez-vous dans cette galère ? C’était la première visite terrain d’une mission de simplification des modes de fonctionnement ! Notre client a gagné des marges de manoeuvre importantes… et nous une publication dans ce blog !
Pour mettre de l’ORDRE dans vos réunions et travailler sur l’excellence opérationnelle, suivez ce lien.
objectifs opérationnels, à encourager les bons comportements et à focaliser les énergies sur des activités créatrices de valeur. Est-ce qu’une poignée de cadres supérieurs peuvent réellement diffuser au niveau de l’exécution le sens de la stratégie ou inversement comprendre les milliers d’inefficiences incrustées à tous les étages de l’organisation qui freinent le déploiement de cette stratégie ?
Encouragez les plus expérimentés à partager leurs connaissances, leurs idées, et leurs bonnes pratiques avec les plus jeunes. Mais gardez vous de lancer de grands programmes qui structurent dans le détail toutes ces relations, s’appuient sur un dispositif de gouvernance lourd et coûteux… pour des résultats souvent médiocres.
